Kur değişirken marjınızı Excel'den korumayın

Yedek parçada maliyetin önemli bir bölümü euro ya da dolarla gelir, satış ise TL ile yapılır. Kur oynadığında marj da oynar. Birçok işletme bu sorunu uzun süredir aynı yöntemle çözer: Tedarikçi fiyat listesi Excel’e alınır, kur güncellenir, formül sürüklenir ve yeni fiyatlar siteye ya da pazaryerine yüklenir.

Bu yöntem birkaç yüz üründe çalışır. Katalog büyüdükçe ve kur sık değiştikçe hem yavaşlar hem de sessizce marjı eritmeye başlar. Bu yazı, neden böyle olduğunu ve marjı korumanın daha sağlam yolunu anlatıyor. Rakamlar örnektir.

Excel ile kur güncellemenin gizli maliyeti

Sorun Excel’in kendisi değil, onunla yapılan işin doğası. Her güncelleme dört adımdan geçer: dosyayı almak, hesaplamak, kontrol etmek ve yüklemek. Bu adımların her biri hata ve gecikme üretir.

• Gecikme. Kur sabah değişir, güncelleme öğleden sonra yapılır. Aradaki saatlerde eski fiyatla satış yaparsınız.
• Tutarsızlık. Bir kanal güncellenir, diğeri unutulur. Aynı ürün sitenizde bir fiyatta, pazaryerinde başka bir fiyattadır.
• Formül hatası. Bir hücrenin formülü sürüklenirken bozulur. Birkaç yüz ürünün fiyatı yanlış hesaplanır ve kimse fark etmez.
• Kişiye bağımlılık. Dosyayı yalnız bir kişi bilir. Tatildeyse güncelleme yapılmaz.
• İzlenemezlik. Fiyatın neden o değeri aldığını sonradan çözmek zordur.

Bu hataların hiçbiri büyük bir olay gibi görünmez; marjdan küçük parçalar kopar. Ay sonunda kâr beklediğinizden düşük çıkar ve nedenini bulmak zorlaşır.

Marj nasıl erir?

Basit bir örnek: Tedarikçi fiyatı 100 EUR, kur 48 TL ve hedef kârınız maliyet üzerine yüzde 30 olsun. Kur 48 iken fiyat kurulmuş, birkaç gün sonra kur 50’ye çıkmış olsun ve fiyat güncellenmemiş olsun.

Fiyatı değiştirmediğiniz için yüzde 30 olan kâr yaklaşık yüzde 25’e inmiştir. Aynı kayıp yüzlerce üründe yaşandığında aylık sonuç ciddi biçimde değişir. Üstelik kur düşerken fiyatı indirmemek de müşteriyi rakibe gönderir. Kur her iki yönde de güncel fiyat ister. Rakamlar örnektir.

Euro ve dolar birlikte gelince

Tek para birimiyle çalışmak zordur, iki para birimiyle çalışmak daha da karmaşıktır. Bazı tedarikçiler euro, bazıları dolar, bazıları TL gönderir. Aynı katalogda üç farklı para birimi bulunur ve her biri ayrı kurla ayrı zamanda değişir. Excel’de bu, ayrı sayfalar, ayrı kur hücreleri ve ayrı formüller anlamına gelir. Bir kuru güncellemeyi unutmak, o para birimindeki bütün ürünleri yanlış fiyatlamak demektir.

Tedarikçi ürünü TL olarak gönderiyorsa kur değişimi o ürünün fiyatını etkilemez. Bu ayrımın baştan net olması gerekir: Hangi ürünler dövizle, hangileri TL ile gelir? Bunu bilmeden yapılan toplu güncelleme TL fiyatlı ürünleri de gereksiz yere oynatabilir.

Yuvarlama ve küçük kalemler

Kur güncellemesinde dikkat edilmeyen iki küçük konu daha vardır. Birincisi yuvarlamadır: Fiyatlar her güncellemede ,90 ile ,99 arasında farklı biçimlerde biterse katalog dağınık görünür ve müşteri güveni zedelenir. İkincisi çok ucuz kalemlerdir: Conta, klips ve ampul gibi ürünlerde yüzde kâr, kargo ve paketleme maliyetini karşılamaz. Excel’de bu kalemler için ayrı bir kontrol yoksa bu ürünler her satışta zarar ettirir. Bunlar kuralın içinde tek yerde tanımlandığında kur kaç kez değişirse değişsin tutarlı kalır.

Çözüm: fiyatı değil, kuralı yönetin

Kur değiştiğinde yüzlerce ürünün fiyatını tek tek değiştirmek yerine fiyatı üreten kuralı tanımlayın. Kural şu soruların cevabını içerir: Tedarikçi iskontosu nedir? Hangi kur kullanılır? Kâr oranı nedir? Hangi ürünlerde asgari fiyat vardır? Yuvarlama nasıl yapılır? Kural bir kez yazılır, kur değiştiğinde fiyatlar kuraldan yeniden üretilir.

Bu yaklaşımın sağladığı üç şey vardır:

1. Hız: Kur değişimi tek bir kaynaktan, tüm ürünlere birlikte yansır.
2. Tutarlılık: Aynı kural bütün ürünlere ve kanallara aynı biçimde uygulanır.
3. İzlenebilirlik: Her fiyatın hangi kuraldan çıktığı bellidir.

Kuralın kapsamı marka, kategori ya da tedarikçi bazında belirlenebilir; hızlı dönen ürünlerde farklı, yavaş dönen ürünlerde farklı kâr oranı mümkündür. Detaylar için fiyat kuralı sayfasına, adım adım hesap için kur değişirken marjı korumak rehberine bakın.

Kuralın içinde olması gerekenler

İyi bir fiyat kuralı yalnız kârı değil, hesabın tüm halkalarını içerir:

• Tedarikçi iskontosunu, kârdan önce uygulama
• Kur kaynağını ve küçük bir kur tamponunu ayrı tutma
• KDV’yi en sona bırakma
• Çok ucuz kalemler için asgari fiyat belirleme
• Yuvarlamayı tek kuralla ve en sonda yapma
• Pazaryerleri için komisyonu ayrı yönetme

Bu halkaların her biri Excel’de ayrı bir sütun ve ayrı bir hata ihtimalidir. Kuralda ise tek bir yerde tanımlanır. Kâr hesabında marj ile markup farkına da dikkat edin; iki terim farklı sonuç verir. Bkz. dövizli yedek parça fiyatı nasıl hesaplanır.

Pazaryerinde fiyat ayrı bir konudur

Kendi sitenizde doğru olan fiyat pazaryerinde doğru olmayabilir. Pazaryerleri komisyon alır ve bu komisyon kategoriye göre değişir. Kur değiştiğinde yalnız maliyet değil, hedef net kazancı korumak için gereken kanal fiyatı da değişir. Bu hesabı Excel’de her kanal için ayrı yürütmek, hata ihtimalini kanal sayısıyla çarpmak demektir. Kanal fiyatını da ayrı bir kuralla yönetmek, marjı kanallar arasında dengeli tutmanın en sağlam yoludur.

Excel’i tamamen bırakmak zorunda değilsiniz

Bu yazı Excel’e karşı değil. Excel analiz, raporlama ve toplu veri hazırlığı için çok değerlidir. Önerimiz, fiyat güncelleme gibi tekrarlayan ve hataya açık işi Excel’den çıkarmaktır. Excel’de analiz yapın, kararı kuralda verin.

Bu konu sizin operasyonunuzda nasıl görünüyor? Bize yazın; birlikte bakalım.