Tedarikçi XML'i Nasıl Okunur? Alan Alan Kontrol Listesi

Tedarikçi size bir XML bağlantısı verir ve “ürünlerimiz burada” der. Dosyayı açtığınızda yüzlerce, bazen yüz binlerce satırlık etiketle karşılaşırsınız. Bu dosyanın içinde ürünün kodu, fiyatı, stoğu ve markası vardır; ama hangi etiketin ne anlama geldiği, fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğu ya da stoğun hangi depoyu gösterdiği dosyada yazmaz.

Bu rehber, bir tedarikçi XML dosyasını satışa açmadan önce nasıl okuyacağınızı anlatır: dosyayı genel olarak tanımayı, alanları tek tek kontrol etmeyi, küçük bir örneklemle sınamayı ve en sık görülen tuzakları. Amaç XML bilgisi öğretmek değil, dosyadaki verinin satışa güvenle alınıp alınamayacağını sorgulayabilmeniz. Rakamlar örnektir.

XML dosyası neye benzer?

XML, ürünleri etiketlerle sıralayan bir metin dosyasıdır. Her ürün bir blok, bloğun içindeki her bilgi bir alandır. Etiket adları tedarikçiden tedarikçiye değişir. Aynı bilgi bir dosyada “StokKodu”, başka birinde “Kod”, üçüncüsünde “sku” etiketiyle gelebilir.

Bu yüzden ilk iş bir alan haritası çıkarmaktır: Her tedarikçi için hangi etiketin hangi anlama geldiğini tek bir tabloda yazın. Etiketin adına güvenmeyin. “NetFiyat” etiketinin altında KDV dahil liste fiyatı gelen dosyalar vardır. Anlamı tedarikçiden yazılı olarak teyit edin ve örnek birkaç ürünle doğrulayın.

Önce dosyanın tamamına bakın

Tek tek alanlara geçmeden dosyanın genel durumunu kontrol edin:

• Kodlama ve Türkçe karakter. Ş, ğ, ı, ö, ü ve ç düzgün görünüyor mu? “ç” ya da “ı” gibi bozuk karakterler kodlama sorununa işaret eder ve her ürün adına yansır.
• Tam dosya mı, fark dosyası mı? Bazı tedarikçiler tüm ürünleri her seferinde, bazıları yalnız değişenleri gönderir. İkisi farklı biçimde işlenir; hangisi olduğunu bilmeden yapılan güncelleme ürünleri kaybettirebilir.
• Ürün sayısı. Dosyadaki ürün sayısı tedarikçinin söylediğiyle uyuşuyor mu? Beklenenden çok az ürün, dosyanın kesildiğini ya da filtreli verildiğini gösterebilir.
• Üretim zamanı. Dosya en son ne zaman oluşturulmuş? Bir günlük bile olsa eski dosya, eski stok ve eski fiyat demektir.
• Boş alanlar. Hangi alanlar ürünlerin büyük bölümünde boş? Kategori ya da marka boşsa ürün eşleştirmeye hazır değildir.
• Tekrarlar. Aynı stok kodu birden fazla kez geçiyor mu? Tekrar eden kod, fiyat ya da stok çakışması demektir.
• Erişim. Bağlantı adresi sabit mi, kimlik doğrulaması gerekiyor mu, dosya çok büyük olduğu için sık sık yarım mı iniyor?

Bu yedi soru dakikalar içinde cevaplanır ve sonraki adımlarda yaşanacak sorunların büyük bölümünü önceden gösterir.

Dosya çok büyükse tamamını gözle kontrol etmeye çalışmayın. Alanlara göre özet çıkarın: Kaç üründe marka boş, kaç üründe fiyat sıfır, kaç stok kodu tekrar ediyor? Bu özet, binlerce satırı tek tek açmadan dosyanın kalitesini ölçmenizi sağlar.

Alan alan kontrol listesi

Kimlik alanları

Kimlik alanları ürünü tekil olarak ayırt eder ve eşleştirmenin temelidir.

Stok kodu tedarikçiye özgüdür, bu yüzden farklı tedarikçiler arasında eşleştirme için tek başına yetmez. Ayrıntı için SKU ve OEM numarası sayfalarına bakın.

Marka, ad ve açıklama

Markanın yazılışı dosyada tutarlı mı? Aynı markanın büyük harfli, kısaltılmış ve ek kelimeli hâlleri birlikte geçiyorsa marka eşleştirme gerekir. Ürün adında marka, parça, konum ve araç bilgisi bir arada mı yoksa yalnız bir kod mu var? Açıklamada HTML etiketi ya da gereksiz tekrar bulunup bulunmadığına da bakın. Açıklama çoğunlukla tedarikçiden tedarikçiye en az güvenilir alandır.

Kategori

Tedarikçi kategori gönderiyor mu? Gönderiyorsa tek seviyeli mi, çok seviyeli mi? “Diğer” ya da “Genel” gibi anlamsız kategorilerde kaç ürün toplanmış? Kategori vermeyen tedarikçilerin ürünleri başka bir yöntemle sınıflandırılmak zorundadır. Bkz. kategori eşleştirme.

Fiyat

Fiyat alanı, dosyadaki en sorunlu alandır. Beş soru sorun:

1. Liste fiyatı mı, net fiyat mı? Net fiyat iskonto uygulanmış, liste fiyatı uygulanmamış demektir.
2. Para birimi nedir? TL, euro ve dolar karışık gelebilir. Para birimi alanı yoksa tedarikçiye sorun.
3. KDV dahil mi, hariç mi? Bunu varsaymayın. Yanlış varsayım fiyatın yaklaşık beşte biri kadar sapma demektir.
4. İskonto ayrı alanda mı? Yüzde mi, tutar mı?
5. Ondalık ayracı nedir? Virgül ve nokta karışırsa 1.234,56 değeri 1,23 gibi okunabilir.

Ayrıca sıfır ya da anormal düşük fiyatlı ürünleri ayıklayın. Bu kayıtlar çoğu zaman “fiyat sorunuz” anlamına gelir ve satışa alınmamalıdır. Fiyatın satış fiyatına nasıl dönüştüğü için fiyat kuralı sayfasına, kur etkisi için kur değişirken marjı korumak rehberine bakın.

KDV farkının etkisini bir örnekle görelim. Tedarikçi 100 TL fiyat gönderiyor. Bu fiyat KDV hariçse maliyetiniz 100 TL, KDV dahilse (yüzde 20 oranıyla) yaklaşık 83 TL’dir. Yanlış varsayım her üründe aynı yönde ve aynı oranda hata üretir; bu yüzden tek bir tedarikçi için bile doğrulanmadan satışa alınmamalıdır. Rakamlar örnektir.

Stok

Stok alanı da yanıltıcıdır. Kontrol edin:

• Adet mi, durum mu? Bazı dosyalar sayı verir, bazıları “var”, “yok”, “az” gibi metin.
• Depo bazlı mı? Tedarikçinin birden fazla deposu varsa dosya toplamı mı yoksa depoları ayrı mı veriyor? Uzak depodan sevkiyat süresi daha uzun olabilir.
• Anormal değerler. Negatif sayılar ve çok büyük sayılar (örneğin 999999) çoğu zaman “sınırsız” ya da hata anlamına gelir.
• Rezerve edilmiş stok. Verilen adet satılabilir stok mu, rezerve edilmişleri de içeren toplam mı?

Stok güncelleme mantığı için stok senkronizasyonu sayfasına bakın.

Paket adedi ve birim

Fiyat adet başına mı, paket başına mı? Dosyada paket adedini gösteren bir alan var mı? Buji, ampul, klips ve conta gibi ürünlerde bu bilgi eksik ya da yanlışsa maliyet doğrudan sapar. Bkz. payda.

Görsel

Görsel adresleri çalışıyor mu? Ürün başına tek görsel mi, birden fazla mı? Çözünürlük sitede ve pazaryerinde kullanılacak kadar yüksek mi? Görselin üzerinde tedarikçi logosu, filigran ya da fiyat yazısı var mı? Görselin gerçekten o ürünü gösterip göstermediğini birkaç ürün için gözle kontrol edin.

Araç uyumluluğu ve teknik özellikler

Dosyada araç bilgisi var mı? Varsa yapılandırılmış mı (marka, model, yıl, motor ayrı alanlarda), yoksa ürün adının ya da açıklamanın içine mi yazılmış? Yapılandırılmamış araç bilgisi okunabilir ama doğrulanamaz. Birçok tedarikçide bu bilgi hiç yoktur; bu durumda uyumluluk başka bir yoldan kurulmalıdır. Bkz. araç uyumluluğu.

Örnek bir ürün kaydını okumak

Aşağıdaki tablo, bir tedarikçi dosyasındaki tek bir ürün kaydını ve her alanı okurken sormanız gereken soruyu gösteriyor.

Bu tek satırda yedi soru çıktı. Dosyadaki her ürün bu yedi soruyla okunabilir. İyi bir dosya, bu sorulara dosyanın kendi içinden ya da tedarikçinin yazılı cevabından yanıt verebilen dosyadır. Rakamlar örnektir.

Dosyayı yirmi ürünle sınayın

Tüm dosyayı satışa almadan önce küçük bir örneklem seçin. Farklı marka ve kategorilerden yirmi ürünü rastgele alın ve tedarikçinin kendi fiyat listesi ya da portalıyla karşılaştırın.

Yirmi üründen birkaçında bile fark varsa nedenini bulmadan ilerlemeyin. Fark kodlamadan, güncelleme gecikmesinden ya da alan anlamının yanlış anlaşılmasından kaynaklanabilir. Çıkan farkları tedarikçiye yazılı olarak iletin ve cevabı saklayın; sonraki sorunlarda referansınız olur.

Tedarikçiye sorulacak sorular

Dosyayı okuduktan sonra anlaşılmayan noktaları tedarikçiye yazılı olarak sorun. Sık sorulan sorular şunlardır:

• Fiyat liste fiyatı mı, net fiyat mı; KDV dahil mi, hariç mi?
• Hangi para birimiyle geliyor ve kur dosyada mı belirleniyor?
• Dosya tam liste mi, yalnız değişenler mi?
• Dosya ne sıklıkla güncelleniyor ve hangi saatte üretiliyor?
• Stok hangi depoyu gösteriyor, rezerve edilmiş adetler dahil mi?
• Paket adedi hangi alanda veriliyor?
• Araç uyumluluğu bilgisi ayrı bir alanda var mı?
• Dosyada olmayan ürün silinmiş mi sayılmalı?

Cevapları saklayın. Bir tedarikçi alan anlamını değiştirdiğinde ya da yeni bir ürün grubu eklediğinde bu yazışma, farkı anlamanın en kısa yoludur.

Sık görülen tuzaklar

• Adı yanıltıcı fiyat etiketi. “NetFiyat” etiketinde liste fiyatı ya da KDV dahil fiyat gelmesi.
• Para birimi belirsizliği. Fiyat euro ile gelirken TL sanılması.
• Eski dosya. Bağlantı çalışıyor ama dosya günlerdir güncellenmemiş.
• Fark dosyasının tam dosya sanılması. Dosyada olmayan ürünlerin silinmiş sayılması.
• Tekrar eden stok kodu. Aynı kodla iki farklı ürünün gelmesi.
• Sıfır fiyatlı ürünler. “Fiyat sorunuz” ürünlerinin satışa açılması.
• Paket adedi eksikliği. Paket fiyatının adet fiyatı gibi okunması.
• Bozuk Türkçe karakterler. Ürün adlarının ve markaların kodlama hatasıyla bozulması.

Okuduktan sonra ne yapılır?

XML’i okumak ürünü yayına almak anlamına gelmez. Dosyadaki veri önce temizlenir ve normalize edilir, marka ve kategori eşleştirilir, aynı parçalar tek ürün altında birleştirilir, fiyat kurallarından geçirilir ve ürünün satışa hazır olup olmadığı kontrol edilir. Bu sıra atlandığında tedarikçi verisindeki her hata doğrudan müşterinin önüne çıkar. Nedenini tedarikçi XML verisi neden doğrudan yayına alınmamalı rehberinde ayrıntılı anlattık. Ürünün satışa hazır sayılma ölçütleri için ürün hazırlığı sayfasına bakabilirsiniz.

Dosyayı düzenli izleyin

Bir tedarikçi dosyası bir kez doğrulanıp unutulacak bir şey değildir. Tedarikçi sistemini değiştirdiğinde etiketler, kodlama ya da alan anlamları değişebilir. Dosyanın ürün sayısını, boş alan oranlarını ve fiyat dağılımını düzenli olarak izleyin. Ürün sayısında ani bir düşüş ya da fiyatlarda toplu bir sapma görürseniz, yeni güncellemeyi satışa yansıtmadan önce nedenini araştırın.